Hoy en día, los buenos empleados valoran no solo la calidad material del lugar de trabajo, sino también las oportunidades de trabajar en una empresa donde las tareas del día a día se realizan con la ayuda de la tecnología informática moderna y donde el enfoque creativo y la motivación para mejorar son igualmente valorados.
El estrés en la logística y la gestión de la cadena de suministro es bastante común: existencias insuficientes, errores de fabricación, transporte a tiempo, etc., la lista continúa.
El cambio constante de información requiere mucho tiempo y los errores para gestionarla terminan no solo en situaciones estresantes, sino que también traen pérdidas financieras a la empresa.
Estas sugerencias a continuación te ayudarán a disminuir el trabajo operativo y darán más espacio para que los especialistas en logística completen tareas que aporten más valor a la empresa:
Envíos de contrato
Esto elimina la mayor parte del trabajo operativo, porque buscar un transportista adecuado para cada envío lleva mucho tiempo.
Con bastante frecuencia, este método se valora y se espera un precio más bajo para la carga, sin embargo, es muy importante medir si los errores humanos cuestan más que los números de envío anuales acordados.
Comunicación digitalizada externamente
Incluso hoy en día, una gran cantidad de información pasa a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas, Skype, etc. Esto significa que los detalles sobre la empresa no solo se distribuyen entre diferentes herramientas, sino que a menudo están solo en la mente del gerente de logística o se anotan en un cuaderno.
Esta forma de administrar la información consume mucho más tiempo, aumenta la posibilidad de que se pierdan detalles y, por lo tanto, también aumenta la probabilidad de errores humanos.
Por eso es crucial controlar y almacenar información con una única herramienta digital, preferiblemente con software de gestión logística.
Comunicación digitalizada internamente
Aunque la mayoría de las empresas se comunican internamente con algunas herramientas de software, es muy importante que estas herramientas sean fáciles de usar y que la información no se pierda en correos electrónicos, pestañas, etc. separados.
El especialista en logística tiene que distribuir los detalles del envío a varios departamentos, comenzando desde los equipos de gestión de proyectos, aprovisionamiento y, por último, fabricación o almacén.
Es importante que la información necesaria llegue a los empleados correspondientes en un formato adecuado y no sería necesario enviar la misma información a diferentes departamentos una y otra vez.
Rellenar e intercambiar documentos de envío
Este es uno de los procesos que más tiempo requiere en la gestión logística. Si ingresa y distribuye la información manualmente, es aún más difícil y los gastos de tiempo son enormes.
Herramientas que ayudan a no duplicar información ya conocida, sino a compartirla de manera cómoda, lo ayudan a ahorrar el tiempo de su gerente de logística y otros departamentos. Además, el intercambio automático de información reduce la posibilidad de errores humanos, documentación tardía o perdida.
KPI
Los indicadores de desempeño claros brindan una visión clara de la empresa a los accionistas y a los empleados de la alta dirección. Los resultados del trabajo digitalizados le ayudan a identificar los logros y las áreas en las que se deben realizar mejoras.
Con el menor consumo de tiempo en las tareas operativas, tendrá más para las actividades que aportan más valor. Por ejemplo: podría dedicar más tiempo a analizar los costos de envío y cómo disminuirlos, calificar a sus transportistas según varios factores, como la calidad, las llegadas a tiempo, etc.
A partir de nuestra experiencia y comunicación con los clientes, notamos que los gerentes de logística planifican sus tareas en hojas de trabajo o cuadernos de Excel.
No solo esto consume más tiempo, sino que disminuye la creatividad y la productividad de los empleados.
Es difícil imaginar que su especialista en logística encontrará tiempo para implementar planes de optimización cuando la mayor parte de la jornada laboral se ocupe de tareas operativas repetitivas y el cambio entre varias herramientas.
Por eso es muy importante que su gerente de logística esté equipado con las herramientas adecuadas y no solo para ahorrar tiempo, sino para disminuir los errores humanos y disminuir sus costos de envío.