Si bien ya es exitosa la utilización de los Sistemas de Administración de Transporte (TMS por sus siglas: Transportation Management System), muchas organizaciones no logran detectar por qué son relevantes. Comprender este aspecto puede ayudarte a explotar este instrumento a favor de la organización.
Una de las lecciones de la enfermedad pandémica fueron los cambios tan bruscos para varias industrias, la automotriz, por ejemplo, bajó mucho su producción y demanda, en lo que la del retail incrementó y entró al esquema del e-commerce. La visibilidad, flexibilidad y control son 3 keywords que avivan a recalcar el valor de un TMS.
¿Qué es un sistema TMS y para qué sirve?
Un sistema TMS (Transportation Management System) es una plataforma de software diseñada para optimizar el proceso de planificación, ejecución y evaluación de las operaciones de transporte. Sirven para ayudar a las organizaciones a planificar diversos procesos, comerciar mejor con los transportistas y de esta forma evadir errores y reducir los precios, en especial los involucrados a las cadenas de abastecimiento y el transporte, los cuales rigen muchas elecciones en términos de diseño logístico.
El TMS posibilita mayor eficiencia en la utilización de los activos. A medida que se logren mejoras en la planificación, se podrán proveer buenos servicios.
Ofrecer servicios de inferior calidad, redundará en bajos rendimientos para tu organización.
Por estas razones es recomendable el uso del sistema TMS.
Resumen de las Fases de un Sistema TMS
Planificación: En la fase de planificación, un sistema TMS analiza opciones de ruta y transporte para optimizar costos y tiempos de entrega. Utiliza algoritmos para procesar datos y ofrecer soluciones eficientes, permitiendo a las empresas anticipar desafíos y preparar estrategias contingentes. Este proceso establece una base sólida para una cadena de suministro eficiente y resiliente.
Ejecución: Durante la ejecución, el TMS coordina la asignación de cargas, programación de recogidas y entregas, y facilita la comunicación en tiempo real entre los actores involucrados. Automatiza tareas claves, reduciendo errores y aumentando la eficiencia operativa. Su capacidad para adaptarse a cambios inesperados asegura el flujo continuo de la cadena de suministro.
Evaluación: La etapa de evaluación mide el rendimiento de las operaciones de transporte y busca áreas de mejora. Los sistemas TMS brindan análisis detallados sobre costos, puntualidad de entregas y satisfacción del cliente, lo cual es crucial para ajustar estrategias futuras. La retroalimentación continua permite implementar mejoras progresivas, optimizando la operación de transporte.
La evolución de los sistemas TMS y su accesibilidad a todas las empresas
Anteriormente dichos sistemas eran un lujo que únicamente las organizaciones más grandes podían disfrutar, en la actualidad existe una oferta de TMS más vasta y varios están disponibles para cualquier organización, incluyendo a las pequeñas que requieren únicamente mejorar su proceso de planificación.
Actualmente los TMS cuentan con los instrumentos necesarios para usar en cualquier red logística. Previamente un sistema te ayudaba para ir de un espacio a otro, hoy ayuda a resolver situaciones complicadas, por ejemplo: una compañía puede tener que recibir decenas o cientos de camiones por día y la compleja comunicación con los choferes se resuelve con pocos clicks.
Beneficios de un Sistema de Administración de Transporte
- Reducción de costos: Optimiza las rutas y la selección de modos de transporte, lo que puede resultar en un ahorro significativo en gastos de envío.
- Mejoras de la eficiencia operativa: Automatiza procesos manuales, facilitando la planificación y ejecución de las operaciones de transporte.
- Control en tiempo real: Ofrece seguimiento en tiempo real de los envíos, mejorando el control y la gestión de la cadena de suministro.
- Mejoras del servicio al cliente: Permite ofrecer tiempos de entrega más precisos y mejores respuestas a las consultas de los clientes.
- Optimización de la carga: Aprovecha al máximo el espacio disponible en los vehículos, reduciendo los viajes innecesarios.
- Análisis y reportes: Proporciona herramientas para el análisis de datos, ayudando en la toma de decisiones estratégicas y en la mejora continua.
Los resultados positivos de tener un TMS en la Nube
Anteriormente los TMS eran instalaciones físicas y el individuo que tuviera instalada la licencia era quien controlaba el programa. Para actualizarlo había que estar al tanto de una nueva versión y aguardar a que alguien la instalara. Los sistemas recientes tienen la posibilidad de estar en la nube, en donde se actualiza automáticamente, no hay una limitante de ancho de banda ni de usuarios y no hay dependencia de los servidores que tenga la compañía.
Al estar en cloud, puede cargar toda clase de datos, extraerlos y ligarlos con otros aplicativos, herramientas y documentación, por ejemplo, puede conectarse con los sistemas de gestión de directivas o de almacenes (WMS, por las siglas en inglés de warehouse management system), con mapas de geolocalización y para reportar al Servicio de Gestión Tributaria (SAT) o a las aduanas para cruces fronterizos.
También se puede ofrecer seguimiento a cada una de las unidades para conocer su localización y unir el TMS a mapas y sensores. Por ejemplo, las organizaciones que manejan congelados o refrigerados, tienen la posibilidad de ver en su TMS si su caja está rompiendo la cadena de frío, que rapidez lleva o si el camino que está siguiendo no es el adecuado.
En pocas palabras, tener un sistema de gestión de transporte en la nube posibilita a las organizaciones dar respuestas a las exigencias de la globalización, de las operaciones de negocio mundial y nacional, y atender las solicitudes de los consumidores.
En una misma herramienta se puede tener ruteo primario, secundario y administración de la flota propia y la tercerizada.
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